Niezależnie od wielkości prowadzonej firmy, jedno jest pewne, pracownikom zawsze będą towarzyszyły dokumenty. Od notatek, ofert, listów, przez dokumenty pracownicze i reklamacje, aż po faktury i inne księgowe dokumenty. Wszystkie z nich trafiają do różnych rak w firmie, zanim trafią docelowo do danego pracownika. Istnieją jednak sposoby, które pomogą ułatwić przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie.
Elektroniczny system obiegu dokumentów
Większość firm posiada elektroniczny system obiegu dokumentów i informacji. Popularne są wewnętrzne struktury sieciowe, które umożliwiają pracownikom wymianę informacji zachodzących wewnątrz firmy. Odbywa się to za pomocą komunikatorów lub chatów tylko do użytku osób zatrudnionych w firmie. Zdecydowanie usprawnia to współpracę i wymianę informacji między poszczególnymi działami i pracownikami. Bardzo ważnym w firmie narzędziem jest system elektronicznego obiegu faktur. Dotyczy on za równo faktur sprzedażowych, jak i kosztowych. Korzystać z niego mogą działy magazynowe, logistyczne, czy księgowość. System taki ułatwia hierarchizację dokumentów i korygowanie błędów, archiwizację dokumentów, ukazuje wprowadzane zmiany i jest aktualizowany w stosunku do obowiązującego stanu prawnego. Dostęp do niego powinni mieć wszyscy pracownicy, którzy z danymi dokumentami pracują, a wyznaczona jedna osoba powinna nadzorować korzystanie z systemu. W pracy z dokumentami ważne są także urządzenia, na których pracują pracownicy. Niezbędna jest funkcjonalna i prosta w obsłudze drukarka, ksero, a także skaner. Najczęściej są to urządzenia wielofunkcyjne, które w jednym urządzeniu mieszczą te trzy funkcje. Pracownicy większych firm powinni mieć także założone wewnętrzne adresy e-mail na jednej poczcie, z logicznymi i prostymi loginami, najlepiej z nazwą firmy, aby usprawnić formalny kontakt pomiędzy nimi.
Warto trzymać się zasady, że dokument, powinien trafić jak najkrótszą drogą do swojego „adresata”. Wpływa to nie tylko na wygodę pracowników, nie zakłóca pracy, ale także zapewnia dokumentom bezpieczeństwo. Korzystając z usprawnień prowadzenia dokumentacji, jakie oferują nam współczesne technologie, warto pamiętać o przestrzeganiu zasad ochrony danych osobowych i poufnych dla firmy informacji.